图书验收是一项承上启下的工作,凡是到馆的图书均要经过验收登录后才能进行编目加工,验收工作的速度直接影响着编目加工的进程,影响着图书是否及时入馆与读者见面^{[ 1]}。现阶段,我国图书馆事业的快速发展,业务外包这种高效节省的经营管理模式也渐渐被引进到图书馆的管理工作中,并成为当今图书馆界十分关注的热点话题^{[ 2]}。

如何合理优化采访系统中的验收功能,解决图书馆验收工作量大、任务重的问题,在缩短加期、提高工作效率的同时,又能让图书馆部分业务实现外包模式,由书商加工图书和数据来减少工作量,是每个图书馆技术人员必须思考的问题。

验收工作是图书馆业务工作的重要环节,它需要根据订单明细按种、册、金额仔细认真地核对图书到馆情况,确保新图书到馆符合采购要求。

当前广西大学图书馆验收工作主要分为手工验收和计算机验收两大部分,流程如图1所示:

图1

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	图1 图书验收流程

(1)拆包进行手工验收: 对到馆图书进行拆包, 验收人员逐一拆开新进馆的各包图书,分别查看各包清单上包括图书题名、价格、复本量等是否与实到图书相符,并且检查图书质量,以及检测图书是否夹带磁条等^{[ 1, 3]}。

(2)计算机验收: 将手工验收之后的图书装上书车分给各计算机验收的工作人员,工作人员按照一定的顺序排列,然后再将每一本书在采访系统中扫描ISBN号,对照题名、出版社、ISBN、价格、册数等信息对图书进行逐一核对,确认是否与本馆订单一致,然后按顺序放回书册上架,之后移交数据发送给编目工作人员,完成图书验收工作,因此对大批量的图书验收比较烦琐^{[ 1, 3]}。

这一流程存在的问题:新书到馆时,验收环节费时费力,重复搬运图书,工作量大且工作效率低,不能满足逐渐开展的业务流程外包的需要,必将导致新书入库环节的滞后,严重影响新书上架速度,影响读者对本馆资源的利用。

为适应图书数据外包业务的发展,提升工作效率,有必要增加新的功能,并对图书馆采访验收工作的业务流程进行调整。图书批验收流程如图2所示:

图2

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	图2 图书批验收流程

和前一种验收流程相比,在系统中增加了新的批验收模块,改图1中的计算机验收为数据批验收,在采访系统中通过批量匹配书商加工数据和订单数据是否一致,实现数据批验收。满足条件,发送确认数据给书商,书商配书供书到馆。最后手工拆包验收与数据批验收环节形成的验收单进行比对,对于册数不匹配的个别图书,修改到馆图书册数,发送编目,完成验收。这样省却了计算机验收时重复搬运图书、逐一录入每本图书信息这一耗时耗力的工作流程,工作人员只需在计算机中匹配书商提供的书目数据即可,大大节省了验收工作时间,减轻了验收工作强度,整个验收流程得到优化,效率提升,也适应了数据加工外包等业务^{[ 4, 5]}。

针对采访部门提出的批验收需求,在不改动原有图书管理系统中表结构的情况下,增加了批验收功能,提出了批验收实现的流程和思路,如图3所示:

图3

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	图3 批验收功能实现思路和流程

采访人员把即将到馆的图书数据导入到该书商名称下,在批验收功能中,首先将该MARC数据分解,分解出ISBN、价格、册数、登录号、图书条码等字段,提取ISBN、价格、册数和书商表中的书商名称与采访订单数据中的书商名称、ISBN、价格、册数进行比较,判断书商名称和ISBN号,Y1表示一致,N1表示不一致,比较结果为N1时,提示没通过验收数据,比较结果为Y1时,再次以价格、数量二次比较,Y2表示一致,N2表示不一致,比较结果为Y2时,通过验收,比较结果为N2时,提示验收人,验收人与书商沟通后修改数据,Y3表示达成一致,修正通过验收,N3表示无法达成一致,没通过验收数据,最后分别导出通过验收数据和没通过验收数据并发送书商完成批验收。

批验收过程是将某书商提供的即将到馆图书的MARC数据与图书馆订购表中的数据根据书商、ISBN、价格、册数等条件进行整批比对,再将到馆图书的MARC数据分成满足条件和不满足条件的两种数据,并以友好的用户界面显示给工作人员,便于采访部工作人员查验数据是否满足订单要求,数据格式是否达到外包加工的要求。这样就可以省去一些重复的工作环节,进而缩短新书编目、上架周期,提高图书馆图书上架效率^{[ 6, 7]}。

4.1 采访系统批验收模块应用界面的设计

用户界面是指对软件的人机交互、操作逻辑、界面美观的整体设计。友好的用户界面让软件的操作变得舒适、简单、自由,它充分体现软件的定位和特点。经与采访部工作人员的反复沟通,设计出批验收用户界面如图4所示:

图4

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	图4 批验收功能用户界面

批验收功能用户界面主要由数据选择区、结果显示区、参数设定区、功能按键区组成。数据选择区置于上面,用户通过择选相关参数,如分馆模式的分馆选择、书商的选择、MARC类型的选择、书商即将到馆图书MARC数据的选择,为批验收执行做准备。结果显示区用于显示批验收后的采购数据、无法匹配记录的书商数据两种信息,由两个数据窗体组成,数据窗体内显示字段包含所在MARC分解后的信息,分解信息根据采访工作人员的要求,把“题名”、“订单编号”、“标准号”、“书商”、“订购数”、“价格”等比较字段放置到前面。参数设定区主要用于用户配置分解MARC时登录号、条码号、预订册数、分类号所属字段,置于右边功能按键区上方,便于用户核实。功能按键区主要放置批验收各功能的按键,如“另存为”、“数据转入”、“验收”、“删除”等。

4.2 即将到馆图书MARC数据的分解和比较

书商提供的即将到馆图书的MARC数据,是根据采访工作人员报送的订单加工完成,它的加工是根据图书馆业务外包要求,在MARC数据中添加了书商名称、ISBN、价格、登录号、条码号、预订册数、分类号等该图书的信息。由于比较中需要用到MARC数据中的ISBN、册数、价格进行匹配验收,所以需要从MARC数据分解出以下内容,如表1所示:

表1

表1

表1 MARC数据分解内容 MARC类型 ISBN 价格 登录号 条码号 预订册数 分类号 CNMARC 010a 010d 905b 905f 999b 690a USMARC 020a 020c 905b 905f 999b 093a

表1 MARC数据分解内容

MARC数据是由记录头标区、地址目次区和数据区三部分构成。地址目次区由若干个款目组成,每个款目均为12个字符,依次可分为三个部分:字段标识符、字段长度、字段起始地址,它们分别占3、4、5个字符宽度。从地址目次区找到对应的数据区位置,从数据区中取出对应字段的值。

从MARC数据中分解出所需的ISBN、价格、册数与该书商对应的订单表进行ISBN、价格、册数比较,判断书商和ISBN条件是否满足,不满足条件显示在无法匹配记录的书商数据窗口中,满足条件显示在采购数据窗口中,在数据窗口判断价格和册数,如不匹配,则以红色字体显示。

4.3 即将到馆图书MARC数据批验收环节处理

批验收实现是通过对即将到馆图书MARC数据文件循环逐条分解匹配的方法来实现。循环逐条分解匹配是指从MARC数据文件的第一条数据起直到最后一条数据止,重复操作从该条数据区中取出ISBN、册数、价格对应字段的值与订单中的ISBN、册数、价格的字段值比较,并把比较结果写到数据窗体中的过程,如图5所示:

图5

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	图5 循环逐条数据分解验收

循环逐条分解匹配的处理方式,不仅避免了批验收功能另外建表,再把MARC数据分解到表中进行比较的烦琐操作,而且确保了原系统表结构不更改,整个批验收过程执行效率也较高。

本文针对广西大学图书馆采访部门提出的批验收功能需求,在Oracle 版 Unicode字符集的MELINETSⅡ环境下,利用PB11.5开发工具,在现有采访系统中新增了一个批验收功能,如图6所示:

图6

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	图6 批验收功能使用效果

采访系统新增批验收效果:

(1)采用采访人员比较熟悉的图形界面进行操作,数据导入操作简单,通过点击“浏览”键就可利用Window对话框选择书商提供的即将到馆图书数据,并提示MARC文件路径。

(2)支持不同格式MARC数据的导入,如中文的CNMARC,西文的USMARC。

(3)可动态设置并提取不同书商提供MARC数据中登录号、条码号、预订册数、分类号等字段所对应字段值。

(4)能根据批验收条件自动地把书商提供的即将到馆图书数据区分到采购数据和无法匹配记录的书商数据窗体中,窗体字段丰富,能为采购人员提供较详尽的图书数据信息,便于识别和判断。其中册数和价格与订单不一致的数据将以红色显示,并提供可修改操作。

(5)通过选择不同数据窗体中的数据,点击“另存为”即可将已选数据窗体中的数据导出,便于采访人员和书商进行数据交换。 图书馆采访验收工作人员使用实践表明,新增批验收功能操作简单易行、使用方便,省去了原有的计算机验收流程,大量节省采编人员的时间和精力,为实现图书外包服务奠定了基础。

图书管理系统通过增加批验收功能模块,使采访部门业务工作能够快速地适应外包业务发展的需要。采用批验收省去了原有的计算机验收环节,不仅能提高验收速度,缩短加工周期,更重要的是实现了新书尽快上架,满足读者及时借阅新书的要求。

在批验收功能开发过程中,开发思路必需严谨,逻辑清晰,并与采访工作人员反复讨论和沟通,明确采访人员业务操作细节,开发出简单易操作的批验收功能,并考虑了能够动态配置登录号、条码号、预订册数、分类号在MARC数据中的位置,因此应用时能够适应多个书商提供的不同格式MARC数据。批验收数据输出操作简便,输出结果内容信息全、易于理解,因此,在解决图书馆类似需求方面具有推广前景。